Metsästys ja riistanhoito ovat mielenkiintoisia aiheita ja ihmiset haluavat tietää niistä. Ulkoisella viestinnällä luodaan toisaalta kuvaa metsästyksestä harrastuksena ja yhtäältä kerrotaan kestävästä riistataloudesta. Sen avulla innostetaan uusia harrastajia metsästysharrastuksen pariin, tiedotetaan riistanhoitoyhdistyksen toiminnasta ja pidetään yllä suhteita sidosryhmiin. Ulkoinen viestintä on hyvä rakentaa riistanhoitoyhdistyksen viestinnän vuosikellon pohjalle.
On hyvä huomioida, että suuren yleisön tietotaso metsästyksestä ja riistanhoidosta voi olla melko vähäistä. Suurelle yleisölle suunnatussa ulkoisessa viestinnässä onkin kerrottava perusasioista ja päälinjoista. Ohjesääntönä voidaan sanoa, että on lähdettävä olettamuksesta, että vastaanottaja ei tiedä asiasta mitään. Esimerkiksi haastatteluja antaessa on hyvä muistaa, että metsästystä tuntematon ei välttämättä ymmärrä käytettyjä metsästystermejä tai voi tulkita ne väärin. Tämän takia kannattaa aina varmistaa, että vastaanottaja ymmärtää, mistä on kyse.
Viestinnässä kannattaa myös muistaa jatkuvuus. Aktiivinen ja säännöllinen viestintä antaa kuvan aktiivisesti toimivasta riistanhoitoyhdistyksestä.
Ulkoisen viestinnän kanavia
Verkkosivut
Verkko- eli kotisivuille riistanhoitoyhdistys voi koota tietoa yhdistyksestä kaikkien saataville. Kotisivuilla voi kertoa esimerkiksi riistanhoitoyhdistyksen toiminnasta, tulevista tapahtumista ja siitä, miten toimintaan on mahdollista päästä mukaan. Sivut voivat tarvittaessa olla hyvinkin yksinkertaiset.
Verkkosivujen pystyttäminen ja päivittäminen vaativat ylläpitäjiltä melko paljon aktiivisuutta. Ainakin verkkosivujen tapahtumakalenterin ja yhteystietojen tulisi olla jatkuvasti ajan tasalla. Netistä löytyy jonkin verran ilmaisia kotisivu- ja blogipohjia.
Riista.fi-sivut ja Metsästäjä-lehti
Riistanhoitoyhdistyksillä on velvollisuus tiedottaa metsästäjäkursseistaan, -tutkinnoistaan ja ampumakokeistaan. Metsästäjäkurssien sekä metsästäjätutkinto- ja ampumakoetilaisuuksien ajankohdista ja paikoista ilmoitetaan ensisijaisesti Oma riista -palvelussa viimeistään seitsemän vuorokautta ennen niiden järjestämistä. Oma riista -palveluun tallennetut tapahtumat ovat välittömästi asiakkaiden nähtävillä Suomen riistakeskuksen ylläpitämien riista.fi-sivujen tapahtumakalenterissa. Tapahtumakalenterissa voi lisäksi ilmoittaa lukuisista muista yhdistyksen tapahtumista kuten esimerkiksi eräilloista ja harjoitusammunnoista. Riista.fi-sivuilla on myös ajantasaiset yhteystiedot riistanhoitoyhdistyksistä ja niiden luottamushenkilöistä.
Metsästäjä-lehden tammikuun numerossa ilmoitetaan riistanhoitoyhdistysten vuosikokousten paikat ja ajankohdat. Metsästäjä-lehteen voi myös tarjota juttuvinkkejä, jotka koskevat kaikkia riistanhoitoyhdistysten jäseniä valtakunnallisella tasolla. Riista.fi-sivut ja Metsästäjä-lehti ovat yhtä aikaa riistanhoitoyhdistyksen ulkoisen ja sisäisen viestinnän kanavia.
Sosiaalinen media ulkoisessa viestinnässä
Sosiaalinen media on viimeisten vuosien aikana mullistanut mediakenttää ja tuonut monia uusia viestintävälineitä kaikkien käyttöön. Riistanhoitoyhdistyksen näkökulmasta sosiaalisen median etuja ovat sen tavoitettavuus, helppous ja kustannustehokkuus: Monet sosiaalisen median kanavat ovat erityisesti nuorten ja nuorten aikuisten suosiossa, jolloin voidaan tavoittaa uusia jäseniä toiminnan pariin. Sosiaalisen median kanavia on myös helppo käyttää, ne toimivat useimmilla älylaitteilla ja tietokoneilla ja ovat pääosin ilmaisia. Sähköisillä viestimillä on myös yhä suurempi merkitys ulkoisessa viestinnässä.
- Sosiaalisen median käyttö ei ole itsetarkoitus vaan tärkeintä sen käytölle on aito tarve.
- Esimerkiksi Facebook on virallisten verkkosivujen rinnalla kevyempi viestintäkanava, jossa myös persoonallisuus saa näkyä.
- Tärkeää sosiaalisten median kanavien käytössä on aktiivisuus ja säännöllisyys.
Facebook: Riistanhoitoyhdistyksen julkisen Facebook-sivun kautta voi helposti tiedottaa esimerkiksi yhdistyksen tapahtumista ja kertoa perustietoa riistanhoitoyhdistyksestä. Siellä voi myös kertoa tarinoita, kokemuksia ja tunnelmia, jotka ovat usein suosittuja julkaisuja. Käytössä on kuitenkin aina muistettava riistanhoitoyhdistyksen julkinen rooli.
Facebook-sivua voi myös käyttää informaation jakamiseen jakamalla yhdistyksen omalla sivulla muiden toimijoiden uutisia.
Twitter: Twitter on erityisesti kanava julkiselle keskustelulle. Se on monien toimittajien ja eri organisaatioiden suosima viestintäkanava ja siten myös hyvä kanava verkostoitumiseen. Twitterin kautta voidaan jakaa esimerkiksi tiedotteita ja kertoa ajankohtaisista asioista. Twitter on viestipalvelu, jossa käyttäjät voivat lähettää twiittejä eli 280 merkin mittaisia viestejä uutisvirtaan. Lisäksi viesteissä hyödynnetään aihetunnuksia eli hashtagejä (#), joiden avulla twiitti voidaan sitoa tiettyyn keskusteluun.
Sosiaalisen median keskustelun pelisäännöt
- Muista, että osallistuessasi riistanhoitoyhdistyksen luottamushenkilönä tai toiminnanohjaajana esimerkiksi riistanhoitoyhdistyksen Facebook-sivun keskusteluihin tai jollekin muulle keskustelualustalle, edustat myös riistanhoitoyhdistystä ja siten koko riistahallintoa.
- Älä esitä henkilökohtaisia mielipiteitäsi riistanhoitoyhdistyksen mielipiteinä.
- Pohjaa kirjoittamasi asiat tai kommentit aina faktoihin. Jos et tiedä asiasta, selvitä tai kysy joltakin, joka tietää.
- Julkaistua tekstiä on vaikeaa tai lähes mahdotonta poistaa kokonaan Internetistä.
- Riistanhoitoyhdistyksen kannattaa huolehtia, että yhdistyksen sivuilla noudatetaan asiallisen keskustelun pelisääntöjä. Luo siis sivulle selkeät pelisäännöt ja ilmoita, että asiattomat kommentit poistetaan ja keskustelua ohjataan siltä osin. Kyse ei ole keskustelun tukahduttamisesta vaan asiallisen keskustelun pelisääntöjen turvaamisesta.
- Älä kirjoita mitään tunteen vallassa. Lue kommenttisi tai Facebookiin kirjoittamasi teksti useamman kerran läpi ja pyri asiallisuuteen, ymmärrettävyyteen ja yksiselitteisyyteen.
Mediaviestintä
Mediaviestinnällä tarkoitetaan ulkoista viestintää, joka näkyy esimerkiksi paikallisissa sanomalehdissä ja radioissa tai valtakunnan tason medioissa. Metsästyksen ja riistanhoitoyhdistyksen näkyminen eri medioissa vaikuttaa yhdistyksen tunnettuuteen, uskottavuuteen ja kiinnostavuuteen. Tällä taas on vaikutusta esimerkiksi maineeseen ja metsästyksen hyväksyttävyyteen. Riistanhoitoyhdistyksille erityisesti paikallismediat ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita. Mediaviestintä on myös olennainen osa hallinnon avoimuutta ja sen toiminnasta kertomista.
Riistanhoitoyhdistys voi saada medianäkyvyyttä niin tiedotteiden, sosiaalisen median kuin esimerkiksi tapahtumatempausten kautta. Toimittaja voi esimerkiksi nähdä Facebookissa mielenkiintoisen riistanhoitoyhdistyksen järjestämän tapahtuman, josta hän haluaa tehdä jutun. Kannattaa myös itse pitää aktiivisesti suhteita yllä toimituksiin.
Yhteydessä toimituksiin:
- Ajankohtaisista riistanhoitoyhdistyksen ja metsästykseen liittyvistä asioista kannattaa antaa juttuvinkki toimitukseen.
- Tavoitettavuudesta huolehtiminen. Yhdistyksen yhteystiedot ovat näkyvillä riista.fi-sivuilla. Tarvittaessa riistanhoitoyhdistys voi lähettää tietosivun yhteystiedoista ja toiminnasta alueen toimittajille. Tiedotetta julkaistaessa on hyvä huolehtia, että joku pystyy sen julkaisun ajankohtana vastaamaan kyselyihin. Muina aikoina on hyvä varautua haastattelupyyntöihin laatimalla lista jäsenistä, jotka voivat antaa kommentteja toisen estyessä.
- Muista, että mediat kuten esimerkiksi sanomalehdet päättävät itse, mitä julkaisevat.
Tiedotteet:
Tiedotteet ovat hyvä tapa saada näkyvyyttä medioissa. Hyvä tiedote on lyhyt ja siinä on ytimekäs otsikko, joka kertoo tiedotteen pääasian. Tiedotteessa kerrotaan uutisoimisen arvoinen asia, kuten esimerkiksi riistanhoitotapahtumista, riistalaskennoista, hallituksen ja toiminnanohjaajan vaihtumisesta tai esimerkiksi merkittävästä tapahtumasta riistanhoitoyhdistyksessä tai sen alueella. Vinkkejä tiedotteen kirjoittamiseen ja rautalankamalleja on riistainfo.fi-sivustolla. Tiedotteiden lähettämistä varten kannattaa laatia medialuettelo.
Mielipidekirjoitus:
Mielipidekirjoitus on hyvä tapa riistanhoitoyhdistykselle ottaa kantaa esimerkiksi mahdollisiin asiavirheisiin muissa jutuissa. Mielipidekirjoitus perustuu aina faktoihin. Ilmaistaessa mielipidettä tai annettaessa lausuntoa riistanhoitoyhdistyksen nimissä, tulee muistaa riistanhoitoyhdistyksen asema julkisoikeudellisena yhdistyksenä.
Markkinointi ja esitteet
Riistanhoitoyhdistys voi tarvittaessa mainostaa tapahtumiaan ja esitellä toimintaansa esimerkiksi ostamalla mainostilaa paikallislehdistä, osallistumalla messuille tai muihin paikallisesti tavoittaviin tapahtumiin. Pienet esitteet ovat myös hyvä tapa kertoa esimerkiksi riistanhoitoyhdistyksen toiminnasta.