Kun viestinnän suunnittelu on kunnossa, on hyvä miettiä itse toteutusta. Onnistuneen viestinnän pohjana on vuorovaikutuksellisuus ja asioiden esittäminen ymmärrettävästi eri kanavia käyttäen. Onnistuneeseen viestintään kuuluu myös hyvissä ajoin tiedottaminen.
Mistä viestinnän vuorovaikutuksellisuus rakentuu?
- palautteen kerääminen esimerkiksi tiedotuksesta
- kysytään riistanhoitoyhdistyksen jäseniltä, millä tavalla he haluaisivat saada tietoa yhdistyksen toiminnasta
- oppia ja tietoa viestinnästä esimerkiksi muilta yhdistyksiltä
Muita työkaluja onnistuneeseen viestintään:
- tiedotusrutiinit: tiedottamisen vastuualueet selvillä, hyvä viestintäsuunnitelma ja viestintäkello
- kohdennetaan viesti heille, joita asia koskettaa
- ollaan hyvissä ajoin liikkeellä
Ytimekkäästi ja ymmärrettävästi
Oli kyseessä sitten tiedote, sähköpostiviesti tai lehtijuttu, kannattaa muistaa, että hyvä viesti on ytimekäs.
Esimerkiksi tiedote kannattaa aina lähteä rakentamaan pääviestistä. Pääviestillä tarkoitetaan lausetta, joka tiivistää olennaisen asian tai viestin ymmärrettävästi. Tiedotetta tai esimerkiksi nettisivujen juttua kirjoittaessa muistisääntönä voidaan pitää, että yhteen juttuun mahtuu yksi pääviesti. Jutun kirjoittaminen aloitetaan tärkeimmästä asiasta ja loppuun sijoitetaan vähemmän tärkeät asiat.
Pohjana tosiasiat
Viestinnän pohjana ovat aina faktat. Tämä pätee haastatteluihin, tiedotteisiin tai sosiaalisen median kirjoituksiin. Esimerkiksi haastattelutilanteissa ei tarvitse vastata spekulointeihin. Tarvittaessa voi kysyä, voisiko asiaan liittyen soittaa myöhemmin uudestaan ja saada aikaa selvittää asiaa. Jos mahdollista, haastatteluun kannattaa valmistautua ennakolta ja etsiä toimittajaa varten lisätietoja kirjallisessa muodossa kuten faktoja, lukuja ja taustatietoa.
Ironiaa ja moniselitteisyyttä kannattaa välttää kommenteissa, jos kuulijalla on mahdollisuus ymmärtää sanoma väärin.
Hyvä viestintä on asiallista, avointa, oikea-aikaista, aktiivista ja faktapohjaista!
